Le juridique annuel de votre société : Obligatoire oui, inutile absolument pas !
Le suivi juridique annuel, c’est quoi ?
Le suivi juridique annuel consiste à réaliser les formalités d’approbation et d’affectation des comptes à l’occasion de la clôture de l’exercice de votre société et du bilan. C’est l’heure de la tenue de votre Assemblée Générale Ordinaire Annuelle (AGOA). Une fois l’AG intervenue, il faudra rédiger les documents juridiques, déposer les comptes, et tenir les registres de votre société à jour.
Pourquoi c’est obligatoire ?
Ce sont les textes qui imposent aux dirigeants des sociétés de tenir tous les ans une Assemblée Générale Ordinaire et de réaliser les formalités de déclaration et de dépôt des comptes qui s’en suivent. Les modalités de tenue de l’AG sont prévues par les statuts de votre société, et à défaut, des règles sont précisées dans les textes.
Le juridique suit la comptabilité : l’obligation est d’abord de réaliser à la clôture de chaque exercice, un arrêté des comptes, qui comprend trois documents :
- Le bilan,
- Le compte de résultat,
- L’annexe (sauf exception).
C’est le travail de votre expert-comptable. Le juridique vient encadrer ensuite l’écriture comptable. Dans l’ordre, il faut donc attendre que votre expert-comptable termine son travail de clôture (en général dans les 3 mois après la date de clôture) pour ensuite pouvoir tenir l’AG et réaliser les formalités juridiques.
Ces obligations permettent de répondre à un certain niveau de transparence économique, notamment envers l’administration fiscale et de s’assurer de la bonne gestion des sociétés.
Pourquoi le 30 juin ?
L’Assemblée doit avoir lieu dans les 6 mois de la clôture de l’exercice de votre société. C’est la fameuse date de clôture que vous choisissez lors de la création.
Bien souvent, par usage, la date est fixée au 31 décembre… d’où la date du 30 juin qui résonne pour beaucoup de dirigeants comme un délai à tenir.
Mais d’autres dates que le 31 décembre peuvent et sont souvent fixées pour la clôture de l’exercice, au 30 septembre, au 30 mars…
Cela dépend souvent de la nature de votre activité qui justifie parfois de placer la clôture à un moment où l’activité est plus calme, ou encore de votre expert-comptable, qui vous aurait incité à choisir une autre date pour éviter de crouler sous le travail à l’occasion des clôtures du 31 décembre.
Vous n’êtes donc pas tous concernés par la date du 30 juin.
Mais peu importe la date de clôture, les obligations et le délai de 6 mois sont les mêmes.
Pourquoi le juridique est utile ?
Préparer l’AGO, c’est traduire juridiquement les écritures comptables : c’est-à-dire encadrer par des actes juridiques les choix de dépenses, de mouvements de fonds, de rémunérations, d’investissements… que vous avez fait. Vous avez notamment l’obligation de déclarer les « conventions règlementées », c’est-à-dire les contrats ou les dépenses qui représentent un avantage pour le dirigeant. On peut alors réaliser certaines conventions pour encadrer ou justifier ces dépenses : conventions de prestations, de trésorerie, management fees.
C’est le moment où les souhaits d’investissements, d’orientation pour la société sont posés et c’est l’occasion de réfléchir aux montages juridiques possibles.
Il s’agit également de justifier l’affectation de votre résultat et d’en définir les modalités : en cas de résultat bénéficiaire, vous pouvez vous distribuer des dividendes, et devez choisir où affecter le solde (en réserve, report à nouveau…). Il faut penser à l’affectation de la réserve légale (minimum de 5% du bénéfice par an jusqu’à atteindre 10% du capital social), en vérifiant vos statuts qui peuvent aménager les conditions d’affectation du résultat.
En cas de résultat déficitaire, vous devez être vigilant aux obligations de déclaration dans le cas où la perte est trop importante. C’est l’occasion de réfléchir stratégie et de réorienter parfois l’activité de la société ou de revoir les charges qui contribuent à peser sur le résultat afin de préparer l’exercice suivant.
Le suivi juridique annuel est donc indispensable pour vous assurer de mener à bien votre gestion et formaliser les choix que vous devez faire pour la pérennité de votre société.
C’est également l’occasion pour les associés de contrôler et d’approuver la gestion faite par le ou les dirigeants et le moment pour ces derniers de leur rendre compte de cette gestion.
Quand et pourquoi nous confier votre suivi juridique ?
Après le travail de votre expert-comptable, et une fois le bilan réalisé, c’est là que nous intervenons.
Les documents juridiques réalisés devront être déposés avec les comptes certifiés conformes auprès du greffe de l’immatriculation de votre société (désormais sur le Guichet Unique).
Tout doit donc être prêt dans les 6 mois de la clôture.
Une fois le bilan réalisé, il est donc temps de nous solliciter, en nous communiquant le maximum d’informations possibles. Mais pas de panique ! Nous travaillons avec votre expert-comptable, et échangeons avec lui sur les choix que vous avez pu faire au stade du bilan.
Bien souvent, nous échangeons même en amont de la préparation du bilan, pour rédiger les actes nécessaires à l’encadrement juridique des écritures comptables (par exemple, des conventions d’abandon de compte courant).
La mission juridique et la mission comptable sont bien deux missions différentes, deux compétences différentes, en clair, deux métiers différents.
Mais c’est un vrai travail d’équipe, au service de votre activité.
Un œil d’expert sur les risques et une garantie de sécurité juridique, voilà pourquoi faire appel à LAWIS pour votre suivi juridique annuel.
N’hésitez donc pas à nous solliciter pour le réaliser !